Videokonferenzen müssen gut vorbereitet sein, wenn sie erfolgreich sein sollen. Diese Checkliste zeigt, wie Sie mit Teams erfolgreiche Online-Meetings planen.
Sind Online-Meetings richtig geplant, unterscheiden Sie sich nicht wesentlich von persönlichen Terminen. So können Sie auch aus dem Homeoffice alles Wichtige mit Mitarbeitern, Kollegen und Kunden besprechen. Für ein erfolgreiches Online-Meeting ist es wichtig, dass alle Beteiligten gut vorbereitet und im Meeting präsent sind.
Damit nichts schief geht, sollten Sie diese Punkte einhalten:
- Online-Besprechungen rechtzeitig ankündigen: Verschicken Sie rechtzeitig mit Vorlauf eine Einladung an die Teilnehmer des Webmeetings. Nutzen Sie dazu die Planungsfunktion in Teams, dann erinnert die Anwendung alle Teilnehmer an das Meeting. In der kostenlosen Version von Teams ist der Besprechungsplaner nicht enthalten. Stellen Sie die Meeting-Einladung dann einfach in den entsprechenden Kanal oder Chat.
- Thema vorgeben: Geben Sie im Vorfeld einen Überblick über Agenda und Ziele des Meetings. So ist sichergestellt, dass sich die Teilnehmer des Meetings ausreichend vorbereiten können. Übermitteln Sie an die Teammitglieder vorab per Chat oder in einem Kanal die zur Vorbereitung erforderlichen Dokumente bereit.
- Meetingdauer festlegen: Genauso wichtig wie eine klare Gesprächsstruktur ist eine Zeitbegrenzung für Ihre Online-Besprechung. Planen Sie für zielführende Video- und Telefonkonferenzen eine Dauer von 15, 30, 45 oder maximal 60 Minuten ein. Halten Sie Anfang und Ende ein. Kommen Sie im Meeting innerhalb der geplanten Dauer nicht weiter, ist es ratsam, zur Klärung offener Punkte einen neuen Termin anzusetzen.
- Ruhige Umgebung schaffen: Damit ein Teams-Meeting seinen Zweck erfüllt, muss es störungsfrei ablaufen. Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung, damit Ihr Fokus allein auf dem Meeting liegt. Bitten Sie Personen in Ihrer Umgebung für die Dauer des Meetings um Ruhe. Stellen Sie Ihr Smartphone und das Telefon lautlos. Schließen Sie Fenster und Türen, um Umgebungslärm fernzuhalten. Achten Sie auf einen aufgeräumten, professionellen Hintergrund. Platzieren Sie reflektierende Gegenstände, Dekoartikel oder Kinderspielzeug außerhalb des Kamerasichtfelds. Sorgen Sie bei Videomeetings für eine geeignete Lichtquelle ohne Gegenlicht. Stellen Sie sich ein Getränk bereit
- Angemessene Kleidung tragen: Wie beim persönlichen Kontakt zählt auch bei einer Videobesprechung der erste Eindruck – schließlich möchten Sie einen kompetenten Eindruck vermitteln. Entscheiden Sie sich für Kleidung, die Sie auf den Anlass und die Teilnehmer des Meetings abstimmen.
- Ohne Vorgeplänkel loslegen: Nutzen Sie die Zeit, bis alle Teilnehmer anwesend sind, um ein wenig zu plaudern. Das hebt die Stimmung und niemand verpasst relevante Inhalte. Sind alle Teammitglieder präsent, wechseln Sie in den Arbeitsmodus und kommen rasch zum Thema der Online-Besprechung. Wenn gewünscht, starten Sie nun die Aufzeichnung der Sitzung. Teams benachrichtigt alle in der Besprechung Anwesenden über den Start der Aufzeichnung.
- Zielführender Gesprächsablauf: Falls es sich nicht schon durch den Anlass oder das Thema ergibt, legen Sie eine Person fest, die moderiert – normalerweise übernimmt das der Organisator der Besprechung. Der Moderator leitet das Gespräch und die Redereihenfolge, achtet auf die Einhaltung der Agenda und benennt erreichte Ergebnisse oder Vereinbarungen
- Bleiben Sie beim Thema: Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie Wiederholungen. Lassen Sie andere Teilnehmer ausreden, bevor Sie sprechen. Signalisieren Sie bei regem Diskussionsverlauf per Teams-Handhebefunktion oder Chat, dass Sie etwas sagen möchten.
- Meetingdisziplin wahren: Kameras und Mikrofone übertragen alles, auch ruckartige Bewegungen, Rascheln von Papier oder das Klappern von Tassen und Gläsern. Vermeiden Sie solche Geräusche und schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie selbst länger nicht sprechen oder sich räuspern müssen. Legen Sie sich Ihr Material bereit, dann entfällt hastiges Suchen während des Meetings. Und: Blicken Sie beim Sprechen immer wieder direkt in die Kamera.
Videokonferenzen sind nicht für jeden Anlass optimal
Trotz räumlicher Distanz kommt das virtuelle Zusammenarbeiten einem persönlichen Treffen recht nahe. Der Videochat übermittelt die Mimik und Körpersprache der Teilnehmer relativ gut. Doch nicht immer ist eine Videokonferenz das optimale Kommunikationsmedium. Überlegen Sie vorab, ob sich die relevanten Punkte nicht eventuell besser in einer einfachen Telefonkonferenz klären lassen.
Bei einer Telefonkonferenz fehlt zwar die persönliche Ebene zum Teil, dafür entfällt die Bildpräsenz und damit ein großer Stress- und Ablenkungsfaktor. Kleidung, Frisur und Make-up spielen bei Audiomeetings keine Rolle. Außerdem können Sie mit Teams auf dem Notebook oder Smartphone einen besonders ruhigen Raum in Ihrer Umgebung aufsuchen, den Sie im Video möglicherweise nicht zeigen möchten. Das geringere Datenaufkommen von Telefonmeetings reduziert zudem die Gefahr von Aussetzern bei Mitgliedern mit schlechterer Internetverbindung.
