Excel-Tabellen lassen sich beliebig sortieren und filtern. In diesem Beispiel zeigen wir, wie Sie aus Ihrer Kontaktliste eine Gästeliste für die nächste Party machen.
Sie verwalten Ihre Kontakte mit Excel? Sie haben in dieser Excel-Liste aber nicht nur enge Freunde und Verwandte, sondern auch entfernte Bekannte und Geschäftspartner? Wenn Sie die Filterfunktionen von Excel richtig einsetzen, können Sie die vorhandenen Daten so filtern, dass Ihnen für jeden Zweck die richtigen Kontakte angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Excel-Liste einmal kurz bearbeiten. Dank dieser einmaligen Bearbeitung sparen Sie sich später die aufwendige manuelle Sortierung in Excel. Diese wäre dann notwendig, wenn Sie zum Beispiel nur enge Freunde zur nächsten Geburtstagsfeier einladen wollen.
Fügen Sie in Ihre Excel-Liste eine Hilfsspalte ein. In diese Spalte tragen Sie den Beziehungsstatus ein, den Sie zu der entsprechenden Person haben, zum Beispiel „Freunde“, „Bekannte“, „Arbeitskollegen“ und „Geschäftspartner“.
Mit einem Klick auf „Start –› Als Tabelle formatieren“ verwandeln Sie die Liste in eine Tabelle mit Filterfunktionen. Danach klicken Sie auf den Pfeil-Button rechts neben „STATUS“ und entfernen die Häkchen neben allen Kategorien bis auf „Freunde“. Nach der Bestätigung mit „OK“ werden in der Liste nur noch die Namen und Adressen Ihrer Freunde angezeigt.
Markieren Sie die Adressblöcke, kopieren Sie diese mit Strg-C, und fügen Sie sie ab Zelle A12 unter „GEBURTSTAGSGÄSTE“ wieder ein. Diesen reduzierten Adressblock können Sie als Basis für Serienbriefe oder E-Mails verwenden, sodass die Einladungen zur Geburtstagsfeier ausschließlich bei Ihren Freunden landen.
Powertipp: Versehen Sie Ihre Adressliste mit einer Spalte „Geburtstag“. Tragen Sie in dieser Spalte die Geburtstage Ihrer Kontakte ein. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Sie die Geburtstage Ihrer Familienmitglieder, Freunde, Bekannten und Kollegen nicht vergessen.
