Microsoft Teams: Die richtige Version wählen

Microsoft Teams gibt es in unterschiedlichen Versionen. Hier erfahren Sie, welche Teams-Versionen es gibt und wie sich diese funktional voneinander unterschieden.

Microsoft Teams gibt es als kostenlose und kostenpflichtige Version.

Microsoft Teams ist ein Tool für die digitale Zusammenarbeit. Es ermöglicht Online-Meetings, Chats, Telefonate, Videobesprechungen, Notizen und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Mit Microsoft Teams können Mitarbeiter auch in Homeoffice-Zeiten gut zusammenarbeiten und sich über aktuelle Projekte auf dem Laufenden halten.

So funktioniert Teams als Teamwork-Plattform

Microsoft hat Teams als Software-Plattform konzipiert, die aus zwei Teilen besteht: einer Teams-App für den Benutzer und einer Server-Komponente, die bei Microsoft im Internet läuft. Die Teams-App ist das Bedienprogramm, mit dem Sie in Teams wie in Word oder Excel arbeiten. Die App läuft bei Ihnen auf dem Desktop-PC, Notebook, Smartphone, Tablet oder als Web-App im Browser. Der Server arbeitet ohne Ihr Zutun im Hintergrund, stellt Kommunikationsfunktionen bereit und verbindet die Mitarbeiter Ihres Teams. Er speichert alle Daten online, damit diese unabhängig von Ihrem derzeitigen Standort an jedem Gerät zur Verfügung stehen. Weil alles online abläuft, benötigen Sie für die Nutzung von Teams eine Internetverbindung.

Teams ist Teil des Office-­Pakets von Microsoft

Microsoft Teams gibt es als kostenlose Version und als kostenpflichtiges Software-Abonnement. Besitzen Sie oder Ihre Firma ein Abonnement von Microsoft 365 (ehemals Office 365) für Geschäftskunden, stehen die Chancen gut, dass Teams darin enthalten ist. In diesem Fall nutzen Sie Teams für Ihre Arbeitsgruppe ohne Zusatzkosten. Dafür benötigen Sie Microsoft 365 Business oder Enterprise (Namenskürzel „E“). Auch in den für Bildungseinrichtungen angebotenen Office-Abonnements Office 365 A1, A2 und A5 ist Teams enthalten. Gedacht sind die A-Varianten von Office 365 für Schulen, Fachhochschulen und Universitäten. Sind Sie Lehrkraft, Mitarbeiter, Schüler oder Studierender einer Einrichtung, die ein Abo bei Microsoft abgeschlossen hat, nutzen Sie Teams damit ohne Mehrkosten.

Für die kostenlose Teams-Version ist kein Microsoft-365-Abo notwendig – Sie brauchen lediglich ein (kostenloses) Microsoft-Konto. Damit nutzen Sie Teams zum Beispiel in der Familie, für Ihren Verein, Kinder- und Elterngruppen oder Arbeitsgemeinschaften im Hobby- und Freizeitbereich. Die kostenlose Teams-Version bietet Ihnen unbegrenzte Chat-Nachrichten, Onlinebesprechungen, gemeinsames Bearbeiten von Dateien, Audio- und Videofunktionen, die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen und eine Volltextsuche, mit der Sie Infos schnell auffinden.

Das fehlt der Gratis-Version von MS Teams

Einige für die Teamarbeit wichtige Funktionen sind in der kostenlosen Version nicht oder nicht vollständig enthalten. Dazu gehören Aufgabenplanung, Telefongespräche, Audiokonferenzen und die Besprechungsaufzeichnung. Auch die Größe der Dateien im Chat ist in der Gratis-Variante auf 2 GB pro Nutzer gegenüber 1 TB in Teams mit Microsoft-365-Business-Abonnement begrenzt. Eine weitere Einschränkung betrifft die Sicherheit: Zwar werden Daten verschlüsselt übertragen, aber die mehrstufige Anmeldung ist der Abo-Version vorbehalten. Zudem ist in der kostenlosen Version die maximale Anzahl der Teilnehmer und die Dauer von Besprechungen begrenzt.

Sie möchten herausfinden, ob Sie Teams in der freien oder Abo-Version nutzen? Starten Sie die Desktop-App von Teams und klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild. Es öffnet sich ein Menü – lesen Sie ganz oben „Microsoft Teams free“, setzen Sie die Gratis-Variante ein.

Teams-Versionen in der Übersicht

Die kostenpflichtigen Microsoft-365-Pakete haben einen größeren Funktionsumfang. Drei Modelle bietet Microsoft an. Am günstigsten ist Office 365 Business Basic für 4,20 Euro netto je Benutzer und Monat. Es enthält alle Funktionen für Chats, Zusammenarbeit, Planung und Aufzeichnung mit bis zu 300 Teilnehmern.

Für das gemeinsame Bearbeiten von Office-Dokumenten sind die Webversionen von Word, PowerPoint und Excel integriert. In diesem Punkt unterscheidet sich das Basic-Abo von Office 365 Business Standard. Das Standard-Abo enthält die Desktop-Anwendungen von Word, Excel, Powerpoint und Outlook zur Installation auf dem PC. Kostenpunkt: 10,50 Euro netto je Nutzer und Monat.

Für große Unternehmen, Verbände und Konzerne ist Office 365 E3 gedacht. Das Abo kostet 19,70 Euro netto je Nutzer und Monat, erlaubt Chats mit bis zu 500 statt 300 Nutzern, enthält die Desktop-Anwendungen, bietet unbegrenzt große Dateianhänge, unbegrenzten Online-Datenspeicher und erweiterte Supportfunktionen.